Digitale Zusammenarbeit – wichtiger denn je

Gerade in Zeiten von Homeoffice und vermehrtem flexiblen Arbeiten ist eine solche Plattform zur abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit, die von überall erreichbar ist, unabdingbar. So auch für die AMAG. Hinter der Einführung von MS Teams im März 2020 steckte aber noch ein ganz anderes Ziel – nämlich die Verstärkung der unternehmensweiten Vernetzung und Kommunikation, vor allem auch mit Mitarbeitenden ohne eigenen PC-Arbeitsplatz. Und davon hat die AMAG eine Menge: Fast 50% der Mitarbeitenden innerhalb des Konzerns arbeiten in der Werkstatt, im Lager o.ä. und haben damit keinen eigenen Geschäftslaptop, über den sie sich vernetzen, kommunizieren oder Informationen zum Unternehmen abrufen können. Mit der MS Teams App möchte die AMAG auch diese Mitarbeitenden künftig noch besser erreichen. Aber von vorne:

Die Einführung mit dem Digital Champions Programm

Plakate der Digital Champions

Im März letzten Jahres hat die AMAG in einem Projekt mit den Bereichen IT, HR und Group Communication mit der phasenweisen Einführung von MS Teams begonnen. Das Rollout von MS Teams wurde dabei von mehr als 160 Digital Champions begleitet. Digital Champions sind freiwillige Mitarbeitende, die sich bereit erklärt haben, umfassende Trainings zu MS Teams und anderen Office 365 Anwendungen zu durchlaufen, um anschliessend ihre Kolleginnen und Kollegen an über 120 Standorten bei der Einführung bestmöglich zu unterstützen. Die Community erhält regelmässig Schulungen, Erklärvideos und Deep Dives zu Funktionalitäten und praktischen Anwendungsbeispielen. Sie tauschen sich gegenseitig aus und engagieren sich mit ihrem Gesicht auch für die Kommunikation. So haben sie beispielsweise ihre besten «Hacks» weitergegeben, sind mit ihren Statements für die Nutzung von MS Teams eingetreten oder haben ihre Erfolgsgeschichten im Intranet mit allen AMAG Mitarbeitenden geteilt:

Hack der Woche der Digital Champions

Dieses Ambassadorenprogramm bietet auf verschiedenen Ebenen einen Mehrwert: Einerseits eignen sich die Mitarbeitenden neue Fähigkeiten im digitalen Bereich an und werden zu kompetenten Ansprechpersonen und Experten in ihren Abteilungen. Sie erhalten dadurch die notwendigen Kenntnisse, um ihre Kollegen und Kolleginnen vor Ort bei der Nutzung des Tools zu unterstützen. Zudem können sie aufgrund ihrer Position kontextspezifisch und angepasst auf die Bedürfnisse ihres jeweiligen Bereichs beraten. Andererseits kann die unternehmensweite Einführung eines neuen Tools und des damit zusammenhängenden Kulturwandels mit einem solchen Programm viel effizienter begleitet und durchgeführt werden.

Erfolgsgeschichten der Digital Champions

Das mittelfristige Ziel: Kommunikation mit allen AMAG Mitarbeitenden

Wie bereits erwähnt, sollte die Einführung von MS Teams in der AMAG Gruppe neben der Zusammenarbeit auch die Kommunikation und die Vernetzung verbessern. Ein wichtiger Bestandteil dabei ist der Dialog. Einerseits innerhalb eines Bereichs/Standorts oder abteilungsübergreifend, andererseits aber auch unternehmensweit. Vor der Einführung von MS Teams gab es kaum Möglichkeiten, mit AMAG Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Standorten in den Austausch zu treten. Die interne Kommunikation beschränkte sich mehrheitlich auf die Ein-Weg-Kommunikation – also auf das Versenden oder Veröffentlichen von Informationen, ohne direkte Möglichkeit für Feedback.

Dies ändert sich nun mit der Einführung von MS Teams: Einerseits werden über MS Teams seit kurzem wichtige Informationen mit allen AMAG Mitarbeitenden geteilt. Andererseits wird das Tool vermehrt zum Dialog zwischen Management und Mitarbeitenden eingesetzt. Denn mit der Nutzung der MS Teams App haben alle Mitarbeitenden jederzeit und zeitnah Zugang zu Neuigkeiten über das Unternehmen und können sich mitteilen – egal von welchem Standort aus, egal auf welche Sprache und am wichtigsten: egal ob mit oder ohne Laptop.

Das langfristige Ziel: Digitale Zusammenarbeit

MS Teams soll in den kommenden Jahren als zentrales Kollaborationstool innerhalb der AMAG Gruppe genutzt werden. Denn es bietet eine Vielfalt an Möglichkeiten für die Zusammenarbeit und integriert eine grosse Anzahl an Applikationen. So wird das Tool beispielsweise für die Projektarbeit, die Zusammenarbeit in Teams oder Fachgruppen aber auch für das Daily Business und die zeitnahe Kommunikation in den Werkstätten genutzt. Dadurch fördert das Tool langfristig gesehen

• die effiziente und agile Kooperation untereinander
• den Informationsaustausch sowie die unternehmensweite Kommunikation
• eine verstärkte Integration der Mitarbeitenden ohne eigenen PC-Arbeitsplatz in den Informationsfluss und die digitale Arbeitswelt der AMAG
• das mobile und flexible Arbeiten
• die Zufriedenheit von Mitarbeitenden und eine moderne Arbeitsumgebung