Bon nombre d’entreprises ont instauré au cours des derniers mois l’outil de collaboration Teams de Microsoft. MS Teams est une plate-forme dédiée au stockage de fichiers, aux réunions, aux communications téléphoniques et aux chats et associe également une multitude d’outils pour une collaboration réussie, quel que soit le lieu.
C’est justement en cette période plus propice au télétravail et au travail flexible qu’une telle plate-forme accessible de n’importe quel endroit est indispensable pour garantir la collaboration entre les services. C’est également le cas pour AMAG. Toutefois, l’instauration de MS Teams en mars 2020 renfermait un tout autre objectif, à savoir le renforcement de la mise en réseau et de la communication à l’échelle de l’entreprise, en particulier pour les collaborateurs qui ne disposent pas de leur propre poste de travail sur ordinateur. Et les personnes concernées sont nombreuses chez AMAG: presque 50% du personnel employé par le groupe travaille en atelier, dans les entrepôts, etc. et ne disposent donc pas d’un ordinateur portable de fonction propre qui leur permet de se connecter, de communiquer ou d’obtenir des informations sur l’entreprise. Avec l’application MS Teams, AMAG aimerait à l’avenir pouvoir toucher davantage ces collaborateurs. Mais commençons par le début:
Le lancement du programme des Digital Champions
Affiches de nos digital champions
En mars 2020, AMAG a lancé l’implémentation échelonnée de MS Teams dans le cadre d’un projet réalisé avec les secteurs informatique, RH et Group Communication. Le déploiement de MS Teams a été accompagné par plus de 160 Digital Champions. Les Digital Champions sont des collaborateurs volontaires qui se sont déclarés prêts à passer des formations complètes sur MS Teams et d’autres applications d’Office 365, afin de soutenir ensuite de leur mieux leurs collègues sur plus de 120 sites lors du déploiement de ces outils. La communauté bénéficie de formations régulières, de vidéos d’explication et d’aperçus approfondis sur des fonctionnalités et exemples d’utilisation pratiques. Ils échangent régulièrement et s’engagent également pour la communication en prêtant leur visage. Ainsi, ils ont par exemple dévoilé leurs meilleures astuces, ont véhiculé des messages forts en faveur de l’utilisation de MS Teams ou ont partagé leurs histoires à succès sur l’intranet avec tous les collaborateurs AMAG:
Astuce de la semaine de les digital champions
Ce programme d’ambassadeurs offre une valeur ajoutée à plusieurs niveaux: d’une part, les collaborateurs acquérissent de nouvelles aptitudes dans le domaine numérique et deviennent ainsi des interlocuteurs compétents et des experts dans leur service. Ils bénéficient ainsi des connaissances requises pour soutenir leurs collègues sur place dans l’utilisation de l’outil. De par leur position, ils peuvent également apporter des conseils spécifiques à la situation et adaptés aux besoins de leur secteur respectif. D’autre part, cela permet d’accompagner et de mettre en œuvre avec plus d’efficacité l’instauration d’un nouvel outil à l’échelle de l’entreprise et du changement culturel et de la numérisation y afférents.
Les succès des champions du numérique
L’objectif à moyen terme: communiquer avec tous les collaborateurs AMAG
Comme évoqué précédemment, le lancement de MS Teams au sein du groupe AMAG a pour but d’améliorer, outre la collaboration, également la communication et la mise en réseau. L’un des aspects primordiaux est le dialogue. D’une part, au sein d’un service / sur un site ou entre plusieurs domaines, mais d’autre part, dans l’ensemble de l’entreprise. Avant l’instauration de MS Teams, nous n’avions presque aucune possibilité de discuter avec des collaborateurs AMAG issus de différents sites. La communication interne était généralement unilatérale, à savoir l’envoi ou la publication d’informations sans possibilité de retour direct.
MS Teams permet de remédier à cette situation: des informations importantes sont partagées depuis peu avec l’ensemble des collaborateurs AMAG. De plus, cet outil est de plus en plus utilisé par la direction et les collaborateurs pour dialoguer. Car l’application MS Teams permet à tous les collaborateurs d’avoir un accès permanent et en temps réel aux actualités concernant l’entreprise et de s’informer, et ce, quels que soient le lieu, la langue et le plus important: que ce soit avec ou sans ordinateur portable.
L’objectif à long terme: la collaboration numérique
MS Teams devrait devenir dans les années à venir l’outil de collaboration central au sein du groupe AMAG, car il offre une multitude de possibilités de collaboration et intègre un grand nombre d’applications. Cet outil sera par exemple utilisé pour le travail de projet, la collaboration au sein des équipes ou groupes spécialisés, mais également pour les affaires courantes et la communication directe dans les ateliers. À long terme, cet outil promouvra donc:
- La coopération agile et efficace
- L’échange d’informations et la communication au sein de l’entreprise
- Une meilleure intégration dans le flux d’informations et l’univers numérique des collaborateurs qui n’ont pas de PC
- Le travail flexible et mobile
- La satisfaction des collaborateurs et un environnement de travail moderne
