Negli ultimi mesi molte aziende hanno introdotto il tool di collaborazione «Teams» di Microsoft. MS Teams è una piattaforma per archivi di dati, riunioni, telefonate e chat, che combina anche tanti tool per una collaborazione di successo indipendentemente da dove ci si trova.
È proprio in questi tempi di home office e modalità di lavoro sempre più flessibili che una piattaforma di questo genere, accessibile ovunque, diventa imprescindibile per la collaborazione tra i vari reparti. Questo vale anche per AMAG. Ma dietro l’introduzione di MS Teams a marzo 2020 c’era un obiettivo completamente diverso, vale a dire il rafforzamento del collegamento in rete e della comunicazione a livello dell’intera azienda, ma soprattutto anche con i collaboratori non in possesso di una postazione PC. E ad AMAG ce ne sono tantissimi: quasi il 50% dei collaboratori all’interno del gruppo lavora in officina, in magazzino o simili, e di conseguenza non ha a disposizione un laptop aziendale proprio attraverso il quale collegarsi in rete, comunicare o consultare informazioni sull’azienda. Con l’app di MS Teams in futuro AMAG desidera raggiungere ancora meglio tali collaboratori. Ma procediamo con ordine:
L’introduzione con il programma Digital Champions
Poster dei nostri digital champions
A marzo dello scorso anno, nell’ambito di un progetto con i settori IT, HR e Group Communication, AMAG ha dato il via all’introduzione a fasi di MS. Il roll-out di MS Teams è stato accompagnato da più di 160 Digital Champions. I Digital Champions sono dei volontari tra i collaboratori che si sono dichiarati disponibili a sottoporsi a corsi di formazione completi su MS Teams e altre applicazioni Office 365 per successivamente assistere nel migliore dei modi i propri colleghi e le proprie colleghe durante la fase d’introduzione presso più di 120 sedi. La community riceve regolarmente corsi di formazione, video esplicativi e deep dive sulle funzionalità nonché esempi per l’utilizzo nella pratica. Sono caratterizzati dallo scambio reciproco e si impegnano mettendoci la faccia anche per la comunicazione. Così, hanno ad esempio divulgato i loro migliori «trucchetti», sono intervenuti con le loro dichiarazioni per l’utilizzo di MS Teams o hanno condiviso in Intranet le loro storie di successo con tutti i collaboratori AMAG.
Hack della settimana dei nostri digital champions
Questo programma di ambasciatori offre un valore aggiunto a vari livelli: da un lato i collaboratori acquisiscono nuove capacità in ambito digitale e diventano interlocutori competenti ed esperti nei propri rispettivi reparti. Con il programma ricevono le conoscenze necessarie per aiutare sul posto i propri colleghi e le proprie colleghe nell’utilizzo del tool. Inoltre, grazie alla loro posizione possono offrire consulenze specifiche per il contesto e su misura per le esigenze del loro rispettivo settore. Dall’altro, con un programma di questo genere l’introduzione a livello aziendale di un nuovo tool nonché il cambiamento culturale e la digitalizzazione che tale introduzione comporta si possono accompagnare e attuare in modo molto più efficiente.
Storie di successo dei nostri digital champions
L’obiettivo a medio termine: comunicazione con tutti i collaboratori AMAG
Come già menzionato, l’introduzione di MS Teams nel gruppo AMAG oltre alla collaborazione punta anche a migliorare la comunicazione e l’interconnessione. Una componente importante di questo processo è il dialogo. Da un lato all’interno di un settore/una sede o trasversalmente ai reparti, dall’altro anche a livello aziendale. Prima dell’introduzione di MS Teams vi erano pochissime possibilità di avere uno scambio con i collaboratori AMAG di sedi diverse. La comunicazione interna si limitava per lo più ad una comunicazione unidirezionale, quindi all’invio o alla pubblicazione di informazioni senza possibilità di feedback diretta.
Con l’introduzione di MS Teams tutto questo cambierà: da un lato, da poco con MS Teams si condividono informazioni importanti con tutti i collaboratori AMAG. Dall’altro, il tool sarà utilizzato sempre di più per il dialogo tra la dirigenza e i collaboratori. Infatti, grazie all’app MS Teams tutti collaboratori possono accedere alle novità relative all’azienda tempestivamente e in qualsiasi momento, indipendentemente da dove si trovano, dalla lingua e, soprattutto, se in possesso di un laptop o meno.
L’obiettivo a lungo termine: collaborazione digitale
Negli anni a venire, MS Teams dovrà essere utilizzato come tool di collaborazione centrale all’interno del gruppo AMAG. Offre infatti moltissime possibilità di collaborazione e presenta un gran numero di applicazioni. Il tool sarà ad esempio utilizzato per le attività di progetto, la collaborazione all’interno dei team o dei gruppi di specialisti ma anche per l’ordinaria amministrazione e la comunicazione tempestiva nelle officine. Pertanto, da un punto di vista a lungo termine il tool promuove
- la collaborazione reciproca all’insegna dell’efficienza e dell’agilità
- lo scambio di informazioni e la comunicazione a livello aziendale
- una maggiore integrazione dei collaboratori senza postazione di lavoro propria dotata di PC nel flusso delle informazioni e nel mondo del lavoro digitale di AMAG
- il lavoro mobile e flessibile
- la soddisfazione dei collaboratori e un ambiente di lavoro moderno
