Circa il 45 percento dei collaboratori AMAG non ha un PC o un laptop aziendale.
AMAG ha introdotto MS Teams nell’estate del 2020. In qualità di Digital Champions, alcuni collaboratori selezionati hanno formato in loco i loro colleghi delle circa 160 sedi AMAG su come utilizzare il nuovo tool. Da allora i circa 6500 collaboratori hanno già creato più di 1000 team di collaborazione virtuali. Anche i concessionari AMAG hanno riconosciuto il potenziale di MS Teams e sono in grado di coinvolgere meglio nell’atmosfera aziendale i collaboratori che non hanno una propria postazione PC, come i meccanici o i verniciatori, strutturando così i processi in modo più efficiente. MS Teams si è affermato in fretta tra i collaboratori e viene ampiamente utilizzato.
La collaborazione, il senso di appartenenza, la comunicazione trasparente e adeguata ai rispettivi livelli e il dialogo sono valori centrali di AMAG. Anche la comunicazione aziendale interna si basa su questi valori. Tuttavia, non è così facile da strutturare in un’azienda dove circa il 45 percento dei collaboratori non ha un PC o un laptop aziendale. Molti collaboratori possono leggere le e-mail o le pubblicazioni sull’Intranet solo la sera o a casa. Comprensibilmente, molti non lo fanno regolarmente e quindi non sono sempre aggiornati su ciò che viene deciso e comunicato.
MS Teams come app per i collaboratori
MS Teams vuole servire a colmare questa lacuna. L’app mobile può essere installata su qualsiasi smartphone, sia per uso privato che aziendale. Dato che molti collaboratori utilizzano già MS Teams per la collaborazione digitale, il tool si prestava anche molto bene alla comunicazione aziendale interna. In questo modo non c’è bisogno di installare un’app aggiuntiva e i collaboratori possono usare MS Teams sia per una collaborazione più facile che come fonte d’informazione su tematiche a livello aziendale.
A gennaio 2021 AMAG ha quindi creato un gruppo di MS Teams di cui sono membri tutti i suoi circa 6500 collaboratori. I nuovi collaboratori vengono aggiunti automaticamente al team, e coloro che escono dall’azienda vengono automaticamente rimossi. Attraverso i vari canali del gruppo, si possono distinguere le letture obbligatorie con notifiche push (hard news) dai contributi «Nice to know» come concorsi o offerte per i collaboratori (soft news). In questo canale di scambio, tutti i collaboratori hanno la possibilità di condividere un proprio post. Per esempio, quando stanno cercando partecipanti per un sondaggio come parte della loro formazione continua o vogliono condividere un articolo interessante del settore. Il canale di informazione, invece, è riservato al reparto comunicazione. Qui, però, i collaboratori possono e devono assolutamente mettere «Mi piace» e commentare.
La funzione @Mention permette di inviare una notifica push a tutti i collaboratori in caso di informazioni importanti. Il canale di scambio è dedicato ai contributi dei collaboratori.
Oltre al team a livello aziendale, ci sono altri team di questo tipo che supportano la comunicazione aziendale, come un gruppo per i superiori o per i circa 900 collaboratori della sede centrale AMAG a Cham. Da quando abbiamo introdotto questi gruppi, la comunicazione aziendale interna ha rinunciato completamente all’invio di e-mail o newsletter a tutto il personale.
Quali sono i vantaggi?
- Un unico tool: per la collaborazione e la comunicazione aziendale interna.
- Meno e-mail: la comunicazione aziendale interna ora non prevede più l’invio di informazioni ai collaboratori via e-mail.
- Messaggi importanti tramite notifiche push: in AMAG l’Intranet è la principale fonte di informazioni per i collaboratori (content hub). Con l’aggiunta del gruppo di MS Teams, articoli e comunicazioni importanti possono anche essere inviati a tutti tramite una notifica push su MS Teams.
- Tutti i collaboratori in un gruppo: questo favorisce il senso di appartenenza e il dialogo, anche tra le diverse regioni linguistiche. Tutti possono leggere e discutere una domanda o un commento.
- Collaboratori senza una postazione PC: ora possono essere raggiunti in modo più veloce ed efficace tramite l’app MS Teams.
- Promozione del dialogo e dello scambio: attraverso «Mi piace», commenti ecc.
- Archiviazione chiara e centrale su MS Teams/SharePoint: i documenti, per esempio le informazioni dei superiori, non vengono più inviati via e-mail, bensì archiviati a livello centrale nel gruppo di MS Teams.
Quali sono le sfide?
- Far conoscere le regole di utilizzo: in AMAG, un «Mi piace» su un post in alto a destra è considerato una conferma di lettura. Anche dopo alcuni mesi, capita ancora che qualche pollice verso l’alto finisca sotto un contributo, il che può portare a minore chiarezza.
- Scetticismo da parte dei collaboratori e dubbi sulla sicurezza: non tutti i collaboratori sono ancora completamente convinti del tool. Per molti, «spuntano» troppi messaggi. Stiamo lavorando in questo senso per comunicare le impostazioni corrette da configurare per le notifiche e le tecniche di lavoro. In AMAG, inoltre, ognuno è tenuto a installare un’app del portale aziendale sullo smartphone per poter utilizzare servizi come Outlook, MS Teams o SharePoint. Questo permette di prevenire il furto di dati o gli attacchi di pirateria informatica. L’installazione di questa app aggiuntiva è ancora un ostacolo troppo grande per molti collaboratori. Anche qui, stiamo lavorando per eliminare le inibizioni con campagne di informazione.
- Utilizzo del cellulare da parte di tutti i collaboratori: in molti settori di AMAG, l’uso del cellulare sul posto di lavoro è ancora un argomento controverso. Ci vorrà certamente un po’ di tempo prima che tutti i superiori ne comprendano i vantaggi e si possa consentire un utilizzo aziendale sul posto di lavoro nelle giuste dosi.
Con l’utilizzo di MS Teams per la comunicazione aziendale interna abbiamo aperto nuove strade. Dopo circa quattro mesi possiamo trarre una prima conclusione positiva: i messaggi aziendali hanno raggiunto più lettori e siamo già stati in grado di avviare il dialogo in alcuni ambiti. Allo stesso tempo, continueremo a lavorare sulle sfide appena citate e a portare avanti la comunicazione aziendale interna di AMAG!
Fare clic qui per saperne di più sull’introduzione di MS Teams in AMAG e leggere qui per saperne di più sull’impiego di MS Teams nei concessionari AMAG.
