In un’azienda come AMAG, è spesso difficile raggiungere tutti i collaboratori perché non tutti hanno una postazione fissa con un laptop. Da AMAG, circa il 45 percento dei collaboratori lavora senza il proprio PC, sia in officina che in magazzino o nell’autolavaggio. Per coinvolgere maggiormente questi collaboratori delle varie sedi nell’atmosfera aziendale e per comunicare loro più facilmente le novità relative all’azienda, AMAG aveva bisogno di una soluzione. MS Teams offre la soluzione ottimale con la sua funzione di app mobile, che può essere scaricata su qualsiasi smartphone e porta con sé molti altri vantaggi.
Naturalmente, un’app come MS Teams non può essere semplicemente introdotta da un giorno all’altro in una grande azienda. Proprio a tal fine, AMAG ha formato 160 persone per il roll-out di MS Teams, i cosiddetti Digital Champions. L’obiettivo di questa comunità era quello di avere esperti sul posto in ognuna delle oltre 120 sedi AMAG che possano aiutare con le loro conoscenze gli altri collaboratori.
Michael Heid, responsabile officina di AMAG Basilea, ci ha raccontato come MS Teams viene utilizzato anche nelle operazioni quotidiane del garage e quali cambiamenti si possono notare grazie al suo utilizzo.
Michael, quando avete introdotto MS Teams?
Noi di AMAG Basilea, abbiamo condotto un progetto pilota per il roll-out a fasi della versione completa di MS Teams, motivo per cui i nostri collaboratori utilizzano MS Teams e la relativa app già dall’autunno 2019.
Per cosa utilizzate MS Teams?
Lo utilizziamo principalmente come un sistema di informazione e comunicazione per potere collaborare tra noi. I collaboratori dell’officina trasmettono le informazioni sui veicoli in assistenza all’area del servizio clienti tramite l’app MS Teams sul proprio smartphone. Allo stesso modo, le offerte e le ordinazioni di pezzi per i lavori supplementari vengono gestite direttamente tramite MS Teams. In questo modo, possiamo garantire la comunicazione tra diversi reparti (servizio clienti, officina e magazzino pezzi). Questo significa che i difetti sui veicoli dei clienti possono essere segnalati più rapidamente e anche documentati immediatamente con foto. Anche la pianificazione del servizio di ritiro e consegna, per il quale i veicoli dei clienti devono essere messi a disposizione al momento giusto, può essere gestita direttamente tramite l’app Planner integrata. Inoltre, semplifichiamo enormemente le ordinazioni di pezzi con MS Teams durante la preparazione dell’ordine.
Quali sono i vantaggi di utilizzare l’app MS Teams?
Lo scambio interno di informazioni con i collaboratori senza una postazione PC è stato notevolmente migliorato tramite l’app, le informazioni sono disponibili per loro molto più velocemente e sono più motivati, in quanto sono più coinvolti nell’atmosfera aziendale. Un altro vantaggio è che i dirigenti possono vedere se i collaboratori hanno letto le informazioni grazie alla funzione «pollice verso l’alto». Un altro effetto collaterale positivo è la riduzione del numero di telefonate all’interno dell’azienda. Di conseguenza, i collaboratori possono concentrarsi di più sul loro lavoro e non sono più disturbati così spesso mentre assistono i clienti o lavorano sul veicolo.
Da AMAG Basilea, molti processi after sales vengono gestiti tramite MS Teams.
Come avete convinto i collaboratori più scettici ad usarlo?
Siamo persino riusciti a convincere i collaboratori che inizialmente avevano una mentalità più critica, perché hanno potuto notare quanto siano più semplici i processi con MS Teams e che, in questo modo, hanno molto più tempo per le loro effettive operazioni sui veicoli.
E quale sarà il vostro prossimo passo?
Continueremo a lavorare con MS Teams e controlleremo costantemente quali processi ancora possiamo gestire in questo modo. Spero che il nostro esempio possa motivare altre aziende a integrare MS Teams nel proprio lavoro quotidiano.
Anche AMAG Buchrain lavora con MS Teams. Il direttore Giuseppe Ferrandino ci ha raccontato come i 120 collaboratori dell’azienda usano MS Teams e quali vantaggi porta con sé.
Giuseppe, da quanto tempo usate MS Teams e l’app da AMAG Buchrain?
Utilizziamo attivamente MS Teams all’incirca da maggio 2020. Come per AMAG Basilea, facciamo parte di un progetto pilota per utilizzare MS Teams nel lavoro quotidiano nel garage e per rendere le officine più digitali. Il tema della digitalizzazione mi sta molto a cuore, perché siamo un’azienda molto giovane, siamo stati uniti circa due anni fa in una nuova sede da tre aziende precedenti e abbiamo ancora molti processi inefficienti. Con MS Teams, siamo già stati in grado di rendere alcuni di loro più efficienti. Il nostro obiettivo è quello di integrare MS Teams come semplificazione per il lavoro quotidiano dei nostri collaboratori.
Come utilizzate MS Teams in azienda?
All’inizio del 2021 abbiamo dotato di smartphone i nostri oltre 60 collaboratori che lavorano senza una propria postazione PC, come i meccanici o i diagnostici. I telefoni cellulari con accesso wi-fi, dispositivi Nokia 5.1 che siamo stati in grado di organizzare in modo economico durante il test pilota, funzionano tramite il wi-fi di AMAG e non hanno una scheda SIM. Non possono quindi essere utilizzati al di fuori del garage. Tuttavia, nei casi in cui sia utile e necessario, i telefoni cellulari hanno anche una scheda SIM attiva. L’app MS Teams e tutte le applicazioni Office rilevanti sono installate su questi dispositivi, attraverso i quali i collaboratori possono accedere a tutti i canali e i file rilevanti. Alcuni collaboratori hanno anche deciso di utilizzare i propri smartphone, tenendo conto degli standard di sicurezza di AMAG.
Inizialmente, abbiamo iniziato a gestire tutte le chiamate interne il più possibile solo tramite MS Teams. Il vantaggio è che si conosce direttamente lo stato della persona che si sta cercando, poiché MS Teams è collegato al calendario di Outlook. In passato, si perdeva molto tempo in chiamate inutili perché la persona che si stava cercando era occupata. Questo non ci succede più con MS Teams, perché chiamiamo solo quando vediamo che anche il collega è libero.
Quali altri processi vengono ora eseguiti tramite MS Teams?
I collaboratori di AMAG Buchrain utilizzano MS Teams per ordinare i pezzi di ricambio, come fanno a Basilea. Prima, un meccanico doveva recarsi allo sportello dei pezzi di ricambio per fare un’ordinazione. In una grande azienda come Buchrain, questo significava diversi metri da percorrere ogni giorno e quindi perdere tempo prezioso. Oggi, il meccanico può effettuare l’ordinazione dei pezzi direttamente tramite MS Teams, utilizzando anche foto, video o messaggi vocali. Il collaboratore del servizio ricambi conferma con un Mi piace che ha letto il messaggio e che elaborerà l’ordine. Ora lavoriamo quindi in modo molto più efficiente e possiamo seguire meglio le ordinazioni. Questo adeguamento dei processi riduce anche i tempi di attesa nel servizio ricambi e la frequenza dei collaboratori allo sportello dell’officina.
Inoltre, ora vengono elaborati anche gli ordini di preparazione dei veicoli tramite MS Teams. Il venditore emette semplicemente l’ordine al consulente addetto all’assistenza direttamente tramite MS Teams con l’indicazione di tutte le tempistiche necessarie per pulire e preparare l’auto venduta al cliente.
Per tutti i collaboratori, pubblichiamo su MS Teams anche informazioni generali dell’azienda, come indicatori, comunicazioni aziendali, sondaggi, specifiche o i risultati del sondaggio per i collaboratori. Dall’introduzione di MS Teams, i collaboratori sono informati meglio e più velocemente e, grazie a questa integrazione trasparente, sono anche più coinvolti. Inoltre, si sentono più apprezzati e più vicini all’azienda. Il tasso di lettura delle nostre News è aumentato continuamente da quando abbiamo iniziato a utilizzare gli smartphone.
Come hanno reagito i collaboratori all’introduzione?
La maggior parte di loro ha avuto un approccio positivo ed era contenta di avere finalmente uno strumento che semplificasse certi processi. Nel frattempo, siamo riusciti anche a convincere dei vantaggi quei pochi che erano più critici. È stato fondamentale accompagnare da vicino i nostri colleghi durante l’introduzione e continuare a farlo. Non tutti sono molto pratici di dispositivi digitali e sanno come gestire direttamente una tale app. Fortunatamente, ho un’apprendista molto motivata in azienda che si assume molto volentieri questi compiti di assistenza e aiuta ogni giorno i miei collaboratori in caso di domande. È importante sfruttare appieno questo periodo anche dopo l’introduzione immediata.
Gli smartphone permettono ai collaboratori che non hanno una propria postazione PC di gestire i processi in modo più efficiente.
Quali sono, secondo te, i vantaggi dopo questi tre mesi con MS Teams, specialmente sugli smartphone Nokia?
Siamo diventati più efficienti e più affidabili. Non solo dobbiamo percorrere meno distanze a piedi, ma soprattutto risparmiamo tempo prezioso perché non dobbiamo fare continuamente telefonate per controllare se qualcuno ha visto l’ordine effettuato e/o lo sta già eseguendo. Grazie al «Mi piace» come conferma di lettura, possiamo seguire esattamente chi ha ricevuto l’ordine o lo sta già elaborando. Inoltre, il collaboratore nell’officina può azionare la Service Cam direttamente sul suo terminale e quindi aiuta in modo efficiente nelle vendite supplementari.
I collaboratori si sentono presi più sul serio, perché possono anche seguire su MS Teams, per esempio, quali sono i compiti nel Planner per migliorare la soddisfazione dei collaboratori, o quali misure sono in corso nei singoli reparti e fino a quando. E sempre più reparti pianificano i loro incarichi e compiti su MS Planner, il che porta a una panoramica sempre aggiornata.
Quale sarà il vostro prossimo passo?
Attualmente stiamo organizzando qualche altra postazione PC per la stagione del cambio degli pneumatici, perché il display dello smartphone è semplicemente troppo piccolo e decisamente poco adatto per alcuni documenti come le schede sulle condizioni degli pneumatici o delle ruote. Davanti a un PC, i collaboratori possono anche collegarsi a MS Teams e accedere a tutti i file. Stiamo anche digitalizzando molti documenti in modo da non doverne più stampare in futuro. L’obiettivo è un’officina completamente senza carta e digitale. In estate, trarremo una prima conclusione su MS Teams. In ogni caso, restiamo sulla strada della digitalizzazione!
Per saperne di più sull’introduzione di MS Teams da AMAG, fare clic qui.
