Mein spannender Beruf: Eventmanager

«90 % der Arbeit als Eventmanager sind vor- und nachbearbeitende Tätigkeiten im Büro oder an Meetings» erklärt Rolf Lanz, Eventmanager bei der AMAG. Seit 25 Jahren übt er diesen nun Beruf aus und hat dabei schon einiges erlebt. 2013 wechselte er in die Autobranche und arbeitet seit diesem Zeitpunkt im Eventteam der AMAG. Zudem unterrichtet er an der KV Zürich Business School und an der Academia Engiadina mit dem Schwerpunkt Projekt- und Eventmanagement und ist als Event-Coach tätig.

Rolf Lanz, AMAG Eventmanager, kann auf viele Jahre Erfahrung zurückblicken.

Als Eventmanager muss man viele unterschiedliche Eigenschaften mit sich bringen. Für Rolf Lanz ist klar: «Es benötigt ein gutes Organisationstalent, sowie viel Flexibilität und Spontanität. Manchmal muss man innert Minuten eine Lösung parat haben. Auch sollte man stressresistent sein und über ein sicheres Auftreten verfügen. Nichts ist schlimmer, als dass ein Referent oder Künstler das Gefühl hat, dass der Eventmanager nervös ist.» Die Theorie unterscheidet sich dabei stark von der Praxis und Rolf Lanz betont: «Nur in der Praxis lernt man das Handwerk des Eventmanagers richtig.»

Die vier Phasen des Eventmanagements

Die Eventplanung gliedert sich in vier Phasen: Konzept-, Planungs-, Realisierungs- und Nachbearbeitungsphase. In der Konzeptphase wird der geplante Event schriftlich niedergeschrieben und freigegeben. Die Planungsphase beinhaltet die gesamte Organisation bis zum eigentlichen Event. Innerhalb dieser Phase kann es kurz vor dem Event zu einer Improvisationsphase kommen. «Meine Aufgabe als Eventmanager ist dabei, die Improvisation durch minutiöse Planung möglichst kurz zu halten» ergänzt Rolf Lanz. In der Realisierungsphase sollte der Event nach geplantem Drehbuch ablaufen. Zum Schluss folgt die Nachbearbeitungsphase, in welcher der Event abgeschlossen wird und in einem Debriefing mit dem Stakeholder auch potenzielle Verbesserungen für die Zukunft evaluiert werden.

Der Eventmanager trägt die Verantwortung für den gesamten Event und ist für viele Stakeholder der erste Ansprechpartner. Kaum verwunderlich also, dass Rolf Lanz einen Grossteil der Zeit am Telefon ist. Er schmunzelt: «Beim Aufbau der AMAG Partnertage wurde ich von einem Fotografen einen Tag lang begleitet. Auf fast jedem Foto sieht man mich am Telefon. Aber so ist das nun mal.»

Die eigentliche Planung einer Messe unterscheidet sich nicht gross von einem Event. Die Dauer des Ereignisses selbst und die des Auf- und Abbaus machen hier den Unterschied. So benötigt man für eine 13-tägige Messe wie der Auto-Salon Genf ungefähr vier Wochen für den Aufbau und mindestens eine Woche für den Abbau. Im Vergleich dazu wird für einen Zweitagesevent mit knapp vier oder fünf Tagen Aufbauzeit und zwei Tagen Abbauzeit gerechnet.

Nach der Messe ist vor der Messe

Rolf Lanz ist unter anderem für die gesamte Planung der AMAG Marken für den Auto-Salon Genf verantwortlich. Dabei wird er von sieben Teilprojektleitern unterstützt. Dass nach der Messe vor der Messe ist, bestätigt Rolf Lanz: «Bereits während des Salons 2018 werden die Hotelzimmer für das kommende Jahr organisiert. Und auch für 2020 sind wir bereits an der Standplanung dran.»

Wie in allen Bereichen, hat sich auch die Event- und Messebranche in den letzten Jahren verändert. So werden unter anderem die Einladungen heute ausschliesslich per Mail verschickt. Rolf Lanz fügt an: «Es gibt heutzutage so viele Events, dass man bereits von einer Eventitis sprechen kann. Dies führt auch dazu, dass die Zahl an Non-Shows zunimmt und man als Eventmanager dafür sorgen muss, dass man sich mit attraktiven Rahmenprogrammen oder eindrücklichen Messeständen von der Masse abhebt.»

Vergessene und verloren gegangene Autos

Dass im Hintergrund nicht immer alles reibungslos läuft, bestätigt Rolf Lanz: «Für Automessen plant man immer mit bestimmten Fahrzeugmodellen, wenn diese dann aber nicht kommen, muss schnell reagiert und Ersatz gefunden werden. Wir hatten auch schon den Fall, dass ein Auto nach einem Fest nicht abgeholt worden ist. Und zwar auf einem offenen Feld. Das Auto wäre abfahrbereit gewesen und hätte sicherlich so manch einem Autoliebhaber grosse Freude bereitet.»

Der Beruf des Eventmanagers hat also nichts mit der gängigen Vorstellung zu tun, dass man hauptsächlich am Event mit den Prominenten aus dem Show- und Sportbusiness anstossen kann. Nein, viel Arbeit steckt dahinter, aber wenn man das Endergebnis sieht, weiss man wofür man das macht.